Статьи

Технология описания бизнес-процессов компании

Деятельность любой компании имеет основной производственный цикл. С точки зрения описания бизнес-процессов. Все частицы в компании движутся от терминала к терминалу претерпевают изменения и в конце этого цикла мы получаем ПРОДУКТ, который обмениваем на деньги.

Это происходит в любой организации государственной или коммерческой.

Предположим, что нам нужно что-то произвести. И нам нужно сделать, так чтобы добиться нужного нам качества. Для этого нам нужно иметь понимание технологии того что мы хотим произвести. Направить поток частиц в нужной последовательности и сделать так, чтобы потоки не перемешивались.

Для нас важно разложить технологию на составляющие этапы, шаги. Мы назовем эти шаги процессами. И описать каждый процесс от начала до конца, когда мы получим продукт. Частицы входят в организацию, претерпевают изменения и выходят из нее.

Бизнес-процесс— это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс должен иметь ответственного.

Блок-схема— распространенный тип схем (графических моделей), описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями.

Отсутствие описания бизнес-процессов приводит к стихийному производственному процессу, к тому же изменяющемуся при появлении новых сотрудников и необязательно в лучшую сторону.

Описание бизнес-процессов - это та основа, при помощи которой компания может получать запланированные результаты.

Путаница – это бессистемный поток частиц. Частицы перемешиваются, сталкиваются и остаются внутри этой зоны. Если терминал не дает поток наружу, значит он ничего не производит.

При диагностике «как есть» всех этапов в производственном цикле компании мы получаем материал для обработки и анализа текущей картины в компании, а также видим проблемы, имеющиеся у сотрудников, и как они видят их решения. Эти этапы можно назвать подготовительными для реинжиниринга бизнес-процессов.
Каждый проект по описанию бизнес-процессов состоит из ряда шагов. В зависимости от того, с какой целью проводится проект, и какие результаты от него ожидаются, некоторые из этапов могут исключаться из проекта или наоборот добавляться.

Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:

Этап 1. Описание структуры компании "как есть".

Этап 2. Анализа модели организации "как есть".

Этап 3. Разработка структуры компании "как надо".

Этап 4. Разработка плана перехода из состояния "как есть" в состояние "как надо".

Этап 5. Внедрение изменений и построение организации "как надо".

В этой статье, будет подробно рассмотрен, первый этап по описанию организации "как есть", который состоит из четырех шагов.

Типы Бизнес-процессов

Бизнес-процессы организации начинаются за долго до того момента, как организация сформировалась, как компания, имеет посты и штатное расписание. Любой бизнес-процесс начинается с идеи, но этот аспект деятельности организации не является целью данной работы.

Бизнес-процесс, который мы будем рассматривать, начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Целью описания бизнес-процессов в компании является определение «слепых» зон, где, как правило, образуются «завалы», которые образуют путаницу, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.

Существуют три вида бизнес-процессов:

1. Управляющие— бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.

2. Операционные— бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются, Производство, Маркетинг и Продажи.

3. Поддерживающие— бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка.

Бизнес-процесс может быть разложен на несколько подпроцессов, которые направлены на достижение цели основного бизнес-процесса.

Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать лишние действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов мы получаем ПОДПРОДУКТ, который является частью продукта компании.

У любого бизнес-процесса должно быть ответственное лицо.

На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует компания.

На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления.

На третьем шаге описывается организационная структура компании, и

На четвертом - распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы (рис. 1).
 

Рис. 1. Пять шагов описания организации.

При описании работ, функций и бизнес-процессов на втором шаге используются два инструмента. Первый инструмент под названием "вертикальное описание" является простым и при его помощи описываются работы, выполняемые в организации и их вертикальная иерархия. В случае если этого инструмента недостаточно для проведения анализа деятельности "как есть" используется сложный инструмент под названием "горизонтальное описание". При горизонтальном описании деятельности помимо работ, выполняемых в компании, указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие материальные и информационные потоки протекают между ними, что является входом и выходом для каждой из работ.

Шаг 1. Описание бизнес-направлений компании.

Основные правила:

  • При описании бизнес-направлений и бизнес-процессов, нужно забыть про существующую структуру.
  • На одном уровне нужно «разложить» бизнес-процессы по одному критерию.
  • Для одной системы можно построить несколько вариантов "деревьев" в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.

Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора .

Например, для компании "Альфа", которая занимается торговлей фруктами, соками и сухофруктами бизнес-направлений, состоящее из элементов:

построено с использованием критерия декомпозиции – продукт (рис. 2).
 
Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании "Альфа".
Далее каждое направление разбивается на составляющие подпроцессы
 

Глубина описания бизнес – направлений.

Если предприятие имеет большую номенклатуру продукции.

То опускаться при разбиении бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые бизнес-направления остаются технологически неразличимы.

Это значит., что для каждого бизнес-направления, в дальнейшем, будет описываться технология их реализации: последовательность работ, ответственность, линии и потоки, как бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления технологически различимы, если бизнес-процессы их реализующие имеют различную технологию.

Шаг 2. "Описание функций в бизнес-направлениях"

Вторым шагом описания организации "как есть" является описание работ, функций и бизнес-процессов, которые происходят в организации и которые прямым или косвенным образом поддерживают бизнес-направления. На данном шаге строится дерево работ, представляющее из себя иерархически упорядоченный перечень работ.

При построении дерева работ целесообразно ввести и использовать понятия "родительская" и "дочерняя" работы. Эти понятия являются относительными и определяются следующим образом. Работа, которая дробитьсяна работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам, из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в результате декомпозиции являются дочерними по отношению к работе, которую они составляют .

Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:

  • работы ясны и понятны сотрудникам компании - являются элементарными,
  • понятен конечный результат работы и способы его достижения,
  • временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.

Далее в статье будут использоваться понятия: дерево функций и дерево бизнес-процессов. Давайте рассмотрим, что такое функция, бизнес-процесс и различия между ними. И функция и бизнес-процесс состоят из работ. Различие между ними заключено в том, что:

Функция состоит из работ однородных и является частью процесса;

Процесс –состоит из разнороднык функций и на выходе имеет результат или Подпродукт.

По своей сути функция и бизнес-процесс – это различные варианты объединения работ, реализуемых в компании. Более того эти понятия являются относительными.

Классификация бизнес-процессов.

При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности "как есть" получается большое количество работ. Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие в компании делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями .

  • Основные бизнес-процессы – генерируют доходы компании;
  • Обеспечивающие бизнес-процессы – поддерживают инфраструктуру компании,
  • Бизнес-процессы управления – управляют компанией,
  • Бизнес-процессы развития – развивают компанию.

Основные бизнес-процессы.

К группе основных относят следующие бизнес-процессы:

  • Процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания.
  • Процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента.
  • Процессы, прямой целью которых является получение доходов.
  • Процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Последнее определение предложили классики реинжиниринга бизнес-процессов М. Хаммер и Д. Чампи. Ими было предложено использовать данное определение как один из методов определения, того - является ли процесс основным или нет. Согласно этому методу у внешнего клиента нужно спросить готов ли тот платить деньги за данный бизнес-процесс или нет. Если клиент ответит "да", значит данный процесс является основным, если "нет", то процесс относят к одной из трех оставшихся групп.

Какова отличительная особенность основных бизнес-процессов, какова их роль, каково их предназначение? (Таблица 1) Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании. Далее это будет рассмотрено на практических примерах.

Основные бизнес - процессы определяют доходы компании. Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение и их ни в коем случае нельзя отдавать на аутсорсинг. Если их отдать на аутсорсинг, организация потеряет свою конкурентоспособность. Именно эти процессы конкурентоспособная компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли. По мере функционирования компании основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Таблица 1. Характеристики основных бизнес-процессов.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, которые создают добавленную стоимость продукта, предлагаемого компанией;

· Бизнес-процессы, которые создают продукт представляющий ценность для внешнего клиента;

· Бизнес-процессы, прямой целью которых является генерирование доходов;

· Бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

· Представляют "зеркальное отражение" бизнес - направлений деятельности;

· Являются источником генерирования доходов;

· Определяют профиль бизнеса;

· Имеют стратегическое значение;

· Могут развиваться или отмирать в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Давайте рассмотрим пример построения дерева основных бизнес-процессов на примере компании "Альфа". Первый вариант дерева бизнес-процессов состоит из следующих элементов:

  • Закупка
    • Закупка фруктов ;
    • Закупка соков ;
    • Закупка сухофруктов.
  • Хранение
    • Хранение фруктов;
    • Хранение сока;
    • Хранение сухофруктов.
  • Продажа
    • Продажа фруктов;
    • Продажа соков;
    • Продажа сухофруктов.

При построении данного варианта дерева основных бизнес-процессов на первом уровне дерева был применен критерий декомпозиции - функция", а на втором уровне – продукт (рис. 2).

Оказывается, что построение дерева бизнес-процессов не является однозначной задачей и имеет несколько решений. Для одной и той же компании можно построить несколько вариантов таких деревьев. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов для компании "Эврика" получается, если поменять последовательность применения критериев декомпозиции – функция и продукт.

  • Торговля фруктами.
    • Закупка фруктов;
    • Хранение фруктов;
    • Продажа фруктов.
  • Торговля соками.
    • Закупка соков;
    • Хранение соков;
    • Продажа соков.
  • Торговля сухофруктами.
    • Закупка сухофруктов;
    • Хранение сухофруктов;
    • Продажа сухофруктов.
Обратите внимание, что нижний уровень первого варианта и верхний уровень второго варианта дерева бизнес-процессов компании "Альфа" является зеркальным отражением дерева бизнес-направлений (рис. 3).
 

Рис. 3. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов компании «Альфа»

Данный подход также согласуется с одним из принципов эффективного управления согласно которому любой сложный объект или задачу управления необходимо расщепить на ряд простых независимых.

Обеспечивающие бизнес-процессы.

Вторая группа бизнес-процессов, которые выделяются при описании деятельности - это обеспечивающие процессы. В отличие от основных обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации. Клиент за них не готов платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов являются подразделения и сотрудники организации, которых при описании процессов называют внутренними клиентами. В качестве обеспечивающих рассматривают такие бизнес-процессы как административно-хозяйственное обеспечение, обеспечение безопасности, юридическое обеспечение и т.д.

Давайте рассмотрим определение обеспечивающих процессов.

  • Обеспечивающие бизнес-процессы - процессы клиентами которых являются основные процессы, структурные подразделения и сотрудники организации.
  • Обеспечивающие бизнес-процессы - процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

Обеспечивающие бизнес-процессы могут производить продукты, которые могут продаваться на внешнем рынке, но эти продукты не являются основными, они являются второстепенными или побочным. Обеспечивающие бизнес-процессы не имеют стратегического значения (Таблица 2).

По мере функционирования компании может быть принято решение сделать побочный продукт основным. В этом случае обеспечивающий бизнес-процесс превращается в основной. Существует и противоположная перспектива - компания может отдать свой обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг, в случае если во внешней среде существуют другие организации, которые могут выполнить данный бизнес-процесс более дешево, быстро и качественно в виду своей специализации и наличия больших компетенций и опыта.

Таблица 2. Характеристики обеспечивающих бизнес-процессов.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, клиентами которых являются основные бизнес-процессы;

· Бизнес-процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

· Выходы могут продаваться на внешнем рынке;

· Не имеют стратегического значения ;

· Могут превратиться в основной бизнес-процесс;

· Могут отмереть в случае наличия конкурентоспособных альтернатив на внешнем рынке и передачи их исполнения на аутсорсинг.

Шаг 3. "Описание бизнес-процессов управления и развития"

Бизнес-процессы управления.

Третья группа бизнес-процессов это процессы управления. Процессы управления являются тоже обеспечивающими. Они не нужны для внешнего клиента, но они нужны для менеджмента компании, потому что именно эти процессы позволяют управлять компанией, обеспечивая ее выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:

  • Процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации и регулируют ее текущую деятельность.
  • Процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Отличительными особенностями процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческим процессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. Например, бизнес-процесс "Управление финансами" управляет объектом "деньги", бизнес-процесс "Управление маркетингом" управляет объектом "клиент", бизнес-процесс "управление персоналом" - объектом "Персонал" и т.д. (Таблица 3).

Таблица 3. Характеристики бизнес-процессов управления.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации, регулируют ее текущую деятельность;

· Бизнес-процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

· Имеют типовую внутреннюю структуру:

· Планирование ;

· Организация ;

· Учет ;

· Контроль ;

· Регулирование .

· Различие между процессами управления определяется спецификой объектов управления, которыми процесс управляет:

· "Стратегия" ;

· "Деньги" ;

· "Персонал" ;

· "Потребитель" ;

· "Товарный запас" ;

· "Активы" ;

· и т.д.

Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:

Этап 1. "Планирование". На данной этапе собирается информация, проводится ее анализ и разрабатывается план действий.

Этап 2. "Организация". После разработки плана нужно обеспечить его реализацию - довести мероприятия до сотрудников, замотивировать и обеспечить сотрудников необходимыми для реализации плана ресурсами.

Этап 3. "Учет". По истечении установленного периода нужно собрать фактическую информацию о выполнении запланированных работ и достигнутых результатов.

Этап 4. "Контроль". После проведения учета план сопоставляется с фактической информацией и проводится анализ план-фактных отклонений.

Этап 5. "Регулирование". На последнем пятом этапе принимается решение о последующих действиях - корректировки плана, поощрении или наказании сотрудников, которые эти планы реализовывали.

Любой управленческий процесс ложится на эту схему. Если взять процесс "Бюджетирование", то этап "Планирование" будет называться "Разработкой бюджетов", выходом которого будут финансовые и операционные бюджеты. Далее происходит реализация бюджетов, осуществляется учет достигнутого и т.д. Если рассмотреть процесс "Стратегическое управление", то первый этап будет называться "Стратегическое планирование", выходом которого будет стратегический план.

В виду идентичной структуры и общности бизнес-процессов управления для наиболее распространенных процессов разработаны и эффективно применяются их типовые описания. Использование типовых схем процессов позволяет значительно ускорить, облегчить и повысить качество работ по описанию управленческой деятельности. Для этого нужно взять типовые описания, содержащие максимально возможный набор функций, сравнить с существующей деятельностью компании и методом вычеркивания составить описание управленческих бизнес-процессов предприятия "как есть". Использование типовых описаний также позволяет показать, каких функций и бизнес-процессов в компании не хватает для того, что бы перевести организацию в более оптимальное состояние "как надо".

Бизнес-процессы развития .

Последняя группа бизнес-процессов, которую осталось рассмотреть - это бизнес-процессы развития.

К этой группе относят следующие бизнес-процессы:

  • Бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе.
  • Бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности организации.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода (Таблица 4).

Отличительной особенностью бизнес-процессов развития является то, что они на 80% представляют из себя проектную деятельность. Что такое проект? Проект - это процесс, который реализуется один раз, после чего он завершает свое существование. Ему на смену возникает новый проект и эта ситуация повторяется многократно. Бизнес-процессы развития - это на 80% проекты, а проекты требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами. Соответственно проекты предъявляют другие требования к сотрудникам компании, которые ими управляют и участвуют в их реализации. Проектный менеджер отличается от менеджера операционного по своим как профессиональным, так и личностным навыкам.

Таблица 4. Характеристики бизнес-процессов развития.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе;

· Бизнес-процессы целью которых является совершенствование и развитие деятельности организации.

· На 80% представляют из себя проекты – процессы, которые выполняются один раз;

· Требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами;

· Предъявляют иные требования к проектному менеджеру в отличие от требований к менеджеру операционному.

Шаг 3. Распределение функций «как есть».

Последним шагом описания деятельности "как есть" является описание распределения ответственности структурных звеньев за реализуемые в компании бизнес-процессы.

Часто схемы оргструктуры в компании уже имеются.

При опросе топ-менеджеров, руководителей подразделений описываются структурные подразделения, должности, и люди, которые работают в организации, распределяются по оргсхеме и ситуация фиксируется на бумаге.

На данном шаге необходимо указать, кто что делает и кто за что отвечает.

После этого отчет дается Заказчику.

Шаг 4. Распределение функций «как должно быть».

На четвертом шаге описывается соответствие между результатами второго и третьего шагов по описанию деятельности "как есть" - соответствие между бизнес-процессами и организационной структурой компании.

В реализации конкретной работы могут участвовать несколько должностей и структурных подразделений, но в менеджменте ответственный за выполнение работу должен быть только один. Это базовое правило построения эффективной организации.

Для того чтобы правильно написать оргсхему компании нужно:
 
  • Установить что является конечным продуктом;
  • Проработать последовательность создания продуктов в обратном порядке, чтобы установить более ранние продукты, складывая которые последовательно, мы можем получить конечный продукт;
  • Расставить посты на оргсхеме по вертикали так, чтобы продукт каждого следующего поста был ближе к завершению, чем продукт предыдущего.
  • Расписать действия в виде функций, которые необходимо совершить для получения каждого продукта,
  • Дать названия постам
  • Произвести назначения на посты

 

рис 4. Описание Оргсхемы компании.




Антикризисное управление, развитие и управление бизнесом
 
 

Новые статьи

  • Эффективность бизнес-процессов на малых и средних предприятиях
    Успешные компании — это живой организм. Персонал, подразделения, направления, производства, склады, офисы — все это должно постоянно переживает мелкие и крупные реструктуризации
    От 11.06.14 16:02:23
  • Как правильно просчитать местоположение магазина, кафе, ресторана или торговой точки.
    «Три фактора, необходимых для успешной работы торговой точки: Местоположение, Местоположение и Местоположение». Леви М., Вейтц Б.А., «Основы розничной торговли»
    От 20.03.15 14:39:20
  • Почему бизнес-конультант?
    Бизнес-консультант – это эксперт по построению успешного, эффективного бизнеса. Бизнес - консультант знает, как работает успешный, эффективный бизнес. Какие этапы проживает бизнес в период старта и в период зрелости. Как бизнес попадает в кризис. Какие симптомы проявляются у организации за долго до того, как в компанию приходит внешний управляющий или предприятие начинает лихорадить долги и судебные иски. Бизнес-консультант знает из опыта из каких основных частей, основных функций состоит успешный бизнес. Как потом из этих функций вырастают (или не вырастают) должности и отделы компании. И что происходит, если этот период в жизни компании, проморгать.
    От 08.06.14 18:26:01
               © www.ufk-invest.ru 2000 - 2014 гг.
Яндекс цитирования
icq icq  616-149-090  Алексей    icq skype  aendako  Алексей