Оценка бизнеса, диагностика бизнеса, антикризисное управление




ГлавнаяМенеджмент качества. Его Величество Чек-лист

Каталог


Менеджмент качества. Его Величество Чек-лист


Если не жалеть времени на прочтение полезных статей, таких, как эта, можно добиться положительной динамики в бизнесе. Правил, соблюдение которых поможет поднять менеджмент качества на новый уровень, не очень много. Одно из них заключается в создании чек-листа, как способа навести порядок. Предпринимателю следует очень внимательно прислушаться к советам, данным автором.

Даже самая продуманная компания имеет показатель эффективности на отметке 70%. При этом, в фирме может быть детально проработана оргсистема, грамотная стратегия, имеются четкие шляпы, а внутренняя академия (тренинг-центр) работает, как часы. Решение проблемы продуктивности в столь крепкой компании ещё требует внимания.

Из чего тогда складываются оставшиеся 30%? В частности, они состоят из коррекции работы персонала и качественного контроля.

Контроль выполнения, в свою очередь, подразумевает:

• Работу талантливого и квалифицированного инспектора, регулярно проверяющего действия сотрудников. На основании данных наблюдения такой профессионал корректирует процесс выполнения обязанностей, проводит шлифовку компании;

• Создание чек-листов;

• Разработку инструментов контроля.

Несмотря на опыт, хорошее образование, уровень ответственности, грамотное поведение и прочие показатели специалист может столкнуться с непредвиденным обстоятельством. С течением времени у каждого профессионала «замыливается глаз», что-то забывается, некая информация искажается. В этот момент возникают роковые ошибки, уходит в загул качество.

Чтобы своевременно выявлять даже небольшие отклонения, замечать ошибки, и вовремя все исправлять необходимо проводить систематические проверки. Регулярные коррекции и инспекции помогают увидеть недоработки, и успеть их исправить. Однако, как для хорошего ремонта, так и качественному контролю требуется идеальный инструмент контроля. И такое орудие существует! Называется чек-лист, и представляет из себя «список, имеющий место для выставления галочки». Чек происходит от английского check, то есть одно из двух: «поставить галочку» и «проконтролировать». По смыслу подходят оба определения, тогда как «лист» соотносится с английским «List», что означает «список». Очень часто чек-листы именуют просто: список для проверки или контрольный лист.


Для построения действительно работающего менеджмента качества и наведения порядка в делах и документах, чек-листы просто незаменимы! Чтобы составить подобный перечень, нужно чётко представлять себе, каким должно в результате стать место. Или как надлежит работать идеальному сотруднику, и как должен функционировать идеальный производственный механизм. Пункты, по которым предстоит проверить ситуацию или кадры, идут один за другим. Здесь важна четкая последовательность, совпадающая с важностью контрольных точек. Обратившись к этим пунктам, можно легко понять в каком состоянии находится контролируемая область. Рядом с каждым признаком следует оставить по два «окошечка» под маркировками «ДА» и «НЕТ».

Рассматриваемый способ составления чек-листов помогает навести порядок где угодно, не только в офисе. Широкую область применения такие списки могут иметь даже в быту! С их помощью реально научить подрастающее поколение грамотно убираться в квартире. При этом, ребёнок может быть ещё дошкольником, а спектр его обязанностей – довольно обширным. Например, если маме не нравится качество уборки, она легко может составить список. В него надлежит включить требования, предъявляемые родителями к чистоте. Например, мытье пола без разводов, вытирание насухо, выливание грязной воды из ведра и прочее.

Если составить контрольные листы из этих требований, и дать отпрыску, проблемы отпадут сами собой. При этом, полученные навыки помогут наследнику и дальше, во взрослой жизни, делать уборку грамотно. Например, наводить чистоту в офисе.

При помощи чек-листов можно описать абсолютно любую ситуацию, составить перечень чего угодно. Например, требуется составить описание эффективной работы станка. Что делать? Правильно, создать контрольный лист!

Офис должен блестеть от чистоты, а бумаги – лежать в папках? Составляйте списки с галочками!

Комната для встреч и совещаний должна всегда быть подготовлена для приёма посетителей? На выручку спешит пресловутый контрольный лист!

Шеф хочет получать отчёт в строго определенном формате? Ему следует описать свои требования в списке.

Трудно найти более доступный и универсальный инструмент, чем чек-лист. Использовать его просто, а понять совсем не сложно. Те, кто не пользуется чек-листами, совершают непростительную глупость, разбрасываются эффективными ресурсами.

Уже на этапе составления списка происходит волшебство, и по мановению ручки описываемые области встают ровными рядами. Описывая конкретные проблемы, человек уже наводит порядок. Разработку списка надлежит поручить специалисту, ответственному за проблемную область. Работник должен получить чёткое распоряжение, и составить подробный перечень. Ещё грамотнее – объединить усилия с сотрудником, и составить чек-лист совместными усилиями.

Однажды к автору статьи пришёл клиент, работавший в сфере оптовой торговли. На его складе возникли серьёзные проблемы, и разобраться с трудностями он сам не мог. Консультант дал ему совет: описать работу склада с точки зрения заведующего. При этом, завскладом должен был оформить список из пунктов об идеальном складе. Когда работник создал чек-лист, он заметил, что их склад функционирует совершенно иначе. Тогда начальник предложил вместе составить список, и совместно наводить порядок.

Описав картину идеального склада на словах, заведующий с начальником начали все заносить в список. По мере того, как добавлялись пункты в чек-лист, менялся и внешний вид склада. Наличие чек-листа с требованиями идеала стало отправной точкой для улучшения склада. Сотрудник смотрел в список, и стремился сделать помещение таким, как написано. Прошло полмесяца, и складские просторы стало просто не узнать.

Огромное значение имеет четкость формулировок, то есть пункты не должны читаться двояко. Строчки должны иметь конкретный смысл. Был такой реальный случай: владелец молочного завода составил чек-лист на основе действий мойщика оборудования. Когда консультант ознакомился со списком, то заметил очень много пунктов обобщенного характера. Правда, когда он указал клиенту на этот факт, начальник отказался его понимать.

Более того, шеф активно возмущался, что его мойщик совершенно не понимает, как выполнять работу. А ведь ему все изложили детально в списке. Поскольку работник плохо мыл оборудование, даже имея предписания начальства, в лаборатории регулярно получали плохие пробы молока. Сотрудники ежедневно находили в продукции кишечную палочку, за что санэпидстанция буквально задушила шефа проверками.

Тряся перед консультантом проверочным списком, клиент агрессивно брызгал пеной и топал ногами. Его возмущало, что фраза «идеально чистые молочные танки» была непонятна мойщику. А ведь в списке стоял пункт, требующий качественного мытья огромных емкостей для хранения молока! Разве такое требование можно считать чересчур общим?! Ведь идеальная чистота – одна, без вариантов. А в результате на стенках оставались разводы.

Консультант указал, что именно формулировка «идеально чистые» является обобщением, и не несёт конкретики. Клиент возмутился ещё больше: «Неужели трудно отличить друг от друга грязные и чистые ёмкости?!».

Спорить с шефом оказалось бессмысленно, поэтому для беседы вызвали самого мойщика. Пришедший работник, который мыл ёмкости под молоко, с первых слов проявил несогласие с обвинениями. Более того, работяга не стал стесняться, и высказал своё недовольство. Объясняя свою позицию, он заявил, что моет по инструкции, но идеальную чистоту наводит на свой манер.

- Неужели идеально чистый молочный танк может иметь на стенках разводы?! – кричал заведующий производством. – Взгляни, на стенках все в остатках старого молока, в которых размножаются бактерии кишечной палочки! Как не сложить 2+2?!

Ответ работника был логичным и неожиданным: «Откуда я мог знать, что это именно разводы, а не особенности самого танка? Надо было в инструкции так и писать: мыть без разводов на стенках!, и не было бы проблем!». Ему было проблематично разобраться с тем, что значит мыть до «идеальной чистоты». К тому же, идеалы у него имелись персональные, так сказать, авторские.

Закончив беседу с работником, его отпустили. А шеф долго ещё «обтекал». Заведующий искренне недоумевал, зачем нужно всем рабочим «разжевывать» элементарные понятия. Затравленный взгляд клиента наткнулся на твёрдый взор консультанта. Специалист неумолимо изрёк, что нужно не просто «жевать», а ещё и в рот класть. А куда деваться? Сказал же человек: «Идеалы чистоты у меня свои!».

Испустив тяжёлый вздох, заведующий взял чек-лист, и вручную внёс корректировки. Новое дополнение призывало мыть танки до матового блеска, без разводов и лишней влаги на стенках.

Взглянув на этот пример из жизни, стоит осознавать: текст в списках должен быть предельно четким и понятным. Если требование может быть истолковано двояко, его необходимо дополнить уточнениями. Работник не поймёт до конца смысл «провести анализ продаж», или «помыть чисто стол». Шеф должен указать стандарт, которому должна соответствовать работа, и чего конкретно хочет босс. Каким ему видится «чистый стол», и как нужно проводить аналитическую деятельность.

Нельзя требовать от сотрудников четких действий, если при этом им не даются конкретные рекомендации. Чек-листы должны состоять только из детальных пунктов, без скрытых смыслов. Пусть стандартов будет максимально много.

Есть настолько уникальные фирмы, в которых чек-листы используются в каждом процессе. Такие компании можно по праву считать королевством чек-листов. Вот в таком царстве живётся легко и комфортно, причем всем его жителям. И начальник, и сотрудники не знают проблем, работа делается в срок и хорошо.

Чтобы создать в фирме такое процветающее царство, необходимо приготовиться к труду, и засучить рукава. Первым делом, необходимо описать те области, в которых существует беспорядок. Ежедневно стоит писать минимум один список. Руководители звеньев должны научиться создавать чек-листы самостоятельно, и с их помощью контролировать порядок на рабочем месте, а также писать требования к работе.

Все то, что реально проверить, нужно внести в проверочные списки, и детально изучить. И сотрудники начнут действовать! Созданные чек-листы должны сдаваться на проверку начальству. Из перечней шеф может узнать о том, как обстоят дела в конторе, и на что следует обратить внимание. Оценив ситуацию, босс поймёт, о чем думают работники, и как отредактировать их поведение.

Да, написание чек-листов занимает определенное время. Но потраченные часы окупаются почти мгновенно. Можно даже сэкономить время на выговоры сотрудникам, и потратить их на более ценные действия. Зачем многократно объяснять персоналу прописные истины, если можно все требования внести в один список? Простота использования сводится к фразе: «Взгляните в чек-листы, и поймёте, что от вас требуется». Важно пообещать проверить проведенную работу.

Чек-листы дают несколько весомых результатов:

1. Создание списка наводит порядок в головах работников, и даёт ясность в рамках физической вселенной. К тому же, информация раскладывается по своим местам, все встаёт на полки;

2. Отпадает необходимость много раз объяснять коллективу, что требуется делать. Достаточно раздать всем списки, и проверить степень понимания требований;

3. Имея чек-листы, проще контролировать реальное положение дел в фирме, и проводить инспекции. Становится просто и быстро наводить блеск в работе;

4. Время директоров и начальников серьёзно экономится, без затрат на лишние манипуляции.

Если руководитель хочет вывести компанию на высокий уровень, ему следует обустроить королевство чек-листов. И тогда Его Величество Чек-лист поможет создать стабильную прибыль. Жизнь станет проще, а сотрудники будут чётко выполнять свои обязанности. 


Похожие статьи


НОВАЯ СТАТЬЯ

2018-01-19

О новых веяниях в разработке стратегий развития бизнеса

В последние два десятилетия значимость теории игр возросла, причем в различных сферах экономических наук. Она используется в экономике при аналитике рынков, систем контроля и управления, а также при решении многих общехозяйственных вопросов. Именно теория игр создает возможность оказаться на шаг впереди своих партнеров по бизнесу или конкурентов.  Читать..

Все статьи >>