Вся правда о проектном менеджменте

Управление проектами является технологией, объединяющей множество ответов на важнейшие вопросы, которые привлекают внимание большинство бизнесменов. В настоящее время такие термины, как «менеджер», «проект», «управление проектами», кажутся обычными. Проектный менеджмент зародился в 1956 году, после того как программисты в США поставили эксперимент с алгоритмизацией производства.

Тогда программой считалась определенная последовательность действий, которые направлены на реализацию идей и планов, т. е. достижение конкретных целей. План, в свою очередь, представлялся объемным общим описанием тех мероприятий, которые мы должны провести для достижения намеченной цели. Отчасти это напоминает школьное сочинение по теме: «Как я хочу провести лето». Это идея, пошагово разработанная и «красочно» расписанная, не без учета ресурсов на ее осуществление.

Приведем пример. Есть реальная программа, которую планируется начать выполнять спустя 2 часа.

Цель: провести приятно время со своей женой сегодня вечером и выполнить эту задачу по максимуму.

Какие для этого ресурсы? Финансы есть, автомобиль на ходу, конец рабочего дня – в 18.00.

Какова программа?

1. Найти подходящий кинотеатр, выбрать фильм, предложить это мероприятие жене.

2. Пригласить супругу в ресторан и сделать так, чтобы она захотела пойти в это заведение. При этом учитывать ее мнение.

3. Сделать звонок в ресторан (кафе), выбрать самый лучший столик, договориться, чтобы ее любимые цветы на момент прихода в заведение уже стояли на столе.

4. Вымыть автомобиль, на котором осуществится поездка.

5. Подумать о месте романтичной прогулки, возможно, это будет место первой встречи.

6. Все предыдущие действия выполнить максимум за 1,5 часа, и пусть хоть огнем горят все остальные дела. Если, конечно, не пожар…)

7. Приехать и попросить жену выйти. При этом встречать на чистой машине. Она заслужила, чтобы ей завидовали.

8. Успеть доехать до кинотеатра и увидеть фильм: хорошо, если это – долгожданная премьера.

9. Заказать в ресторане самые изысканные блюда, чтобы получить настоящее вкусовое удовольствие.

10. После ужина погулять, насладиться спокойным общением друг с другом, затем спокойно уснуть.

Программа закончена.

Таким образом, реализуя все вышеописанные мероприятия, мы выполняем план и добиваемся цели, понимаете?

Идем дальше. Проект, в свою очередь, – цепочка шагов по выполнению одного пункта программы, имеющая определенную последовательность. Программа состоит из большого количества действий.

К примеру, пункт 2 может потребовать большого количества времени из-за обсуждений. Потребуется войти в Интернет, сравнить предложения, решить, что именно хочется. Придется подумать и о запасном варианте, учитывая возможную форс-мажорную ситуацию при реализации пункта 3. Итак, получается, что пункты 2 и 3 требуют разработки проекта.

Составляем этот проект. Он будет состоять из следующих шагов:

1. Вспомнить рестораны, обстановка и меню в которых нравятся супруге.

2. Изучить в сети иные предложения, посмотреть отзывы, обратить внимание на интерьеры заведений.

3. Выбрать один вариант и как минимум два запасных.

4. Составить список достойных предложений с номерами телефонов. Постараться, чтобы на выполнение первых 4-х пунктов ушло максимум 15 мин.

5. Сделать звонки в выбранные заведения и узнать, где еще свободны лучшие столики.

6. Подумать, какие возражения могут возникнуть у жены и подготовить лучшие ответы для их «снятия».

7. Позвонить супруге и добиться того, чтобы она согласилась пойти в ресторан.

8. Узнать, в каком она настроении, и с учетом этого предложить поход в ресторан сказав, что эта мысль только недавно пришла на ум.

9. Обсудить детали и вместе принять окончательное решение относительно выбора заведения.

10. Сделать звонок в ресторан, забронировать столик и заказать букет ее любимых цветов.

11. Отменить заказ в двух других ресторанах.

Максимальный срок реализации данного проекта – 40 мин.

Итак, мы описали проект. Некоторые из шагов можно делегировать другому человеку, к примеру, секретарю. Задача (или приказ) будет следующей: «Позвоните в ресторан «Александрия» и забронируйте столик недалеко от окна к 20.00. Договоритесь, чтобы к этому времени на нем стояли белые хризантемы и подсвечник». Данный приказ – составляющая проекта, который представляет собой одну из частей программы. Программа же дает возможность прийти к цели, при условии пошаговой реализации плана. Все просто.

Шаги любой программы должны быть последовательными – это очень важно. Если пропустить какой-либо из них и перейти к следующему шагу (проще говоря, не выполнять план), риск «провала» становится огромным. Это значит, что при составлении программы необходимо учитывать все потенциальные остановки, тогда вероятность форс-мажора будет сведена к минимуму.

Любой производственный проект вполне можно делегировать другим специалистам, т. е. распределять задачи. Вышеописанный пример прост, т. к. реализация цели не требует составления слишком большого плана. Но если взять конкретную цель организации сроком на год или более, требующую крупных финансовых вложений и привлечения других людей, то пользу этой системы вы оцените очень скоро. Для ее результативной работы необходимо учесть еще ряд моментов.

Существует шкала, состоящая из десятка пунктов, охватывающая и планирование, и администрирование. Эти два вида деятельности необходимо согласовать между собой. Более того, они должны базироваться друг на друге. Итак, эта шкала:

1. Цель.

2. Замысел.

3. Организационная политика.

4. План задач.

5. Программа.

6. Проект.

7. Делегирование полномочий.

8. Идеальный результат.

9. Статистика.

10. Конечный продукт, который, собственно, и представляет самую важную ценность.

Теперь должно быть понятно, как осуществляется координирование целей, планов, программ, проектов и приказов. Достижение миссии, цели гарантировано лишь в том случае, когда все элементы данной шкалы согласованы между собой.

Существует 12 правил создания программ. Их необходимо принимать во внимание для того, чтобы не допустить осечек. Что это за правила?

1. Существование идеи (даже если она выполняется не так, как хотелось бы) лучше, нежели ее отсутствие.

2. Эффективности программы можно достичь только при условии ее исполнения.

3. Любой программой необходимо руководить.

4. Если программа приведена в действие, но ей никто не руководит, она потерпит фиаско. При таком условии ее лучше не реализовывать вообще. Если нет времени управлять ей, то отложите ее выполнение. Акцентируйте внимание на уже работающих программах, потому что ту ждет неудача, и это – на все 100%.

5. Ни одну программу невозможно реализовать без финансирования. Прежде чем что-то предпринимать, позаботьтесь о его источниках. Или же нужно иметь точные гарантии того, что программа будет сама обеспечивать себе финансирование уже в процессе выполнения.

6. Любая программа нуждается во внимании. Ей должны заниматься люди.

7. Наилучшей программой будет затронувшая максимальное число динамик и подарит самое большое благо по максимальному их числу. (Существует такое понятие, как «динамика». Оно подразумевает мотивацию к выживанию в какой-то одной из сфер жизни, например, динамика себя, динамика семьи, динамика духа и т. д.).

8. Самый лучший вариант – тот, когда программа финансирует себя самостоятельно.

9. Программа должна заинтересовывать людей и создавать мотивацию для своей поддержки. Если же она не вызывает интереса, то в дальнейшем не будет развиваться.

10. Если программа создает помехи для развития других программ, ее нельзя назвать хорошей. Она не должна отвлекать партнеров от действий, которые способствуют успешному выполнению иных программ.

11. Ни при каких условиях не тратьте на реализацию программы больше денег, чем возместит один клиент. (Это правило для тех компаний, которые занимаются продвижением услуг. Разумеется, приобретение основных фондов сюда не относится).

12. Не допускайте того, чтобы только что внедренная программа мешала успешно функционировать той, которая давно осуществляется в определенном порядке, или уменьшала доход компании от нее.

Применяя на практике данные правила, представляется возможность проверить программы на предмет их «жизнеспособности». Если при разработке программы вы учитываете временные, человеческие и финансовые ресурсы, а также рекомендации, без использования которых программа обречена на провал, наблюдаете за статистикой и фиксируете итоги исследований систем управления, то успех не заставит себя долго ждать.

Но это не означает, что его нельзя достичь другими способами. Как не означает и обратного.

Существуют определенные виды задач, которые необходимо учитывать при составлении перечня действий.

· Задачи первой очереди. Данная категория задач подразумевает организацию бизнес-процессов, вопросы, связанные с персоналом, коммуникациями. Пример: «Назначить нового руководителя производства».

· Жизненно необходимые. Система управления задачами данного типа должна быть организована на высшем уровне, потому что без их выполнения невозможно эффективно работать. Пример: «Какими бы ни были обстоятельства, никогда не задерживать выплаты поставщикам».

· Условные. К данной категории относят различные задачи, связанные с маркетинговыми исследованиями или поиском информации. Представляют собой условие («если, то»). Эти задачи могут встречаться в любом месте программы. Пример: «Если не составлен медиаплан и не проведены опросы, то рекламу пока не запускать».

· Текущие задачи. Они указывают направления, в которых нужно действовать, определяют план мероприятий, график работ. Эта разновидность задач представляет собой «тело», основную часть программы. Пример: «Забрать оплаченные товары на таможне в пятницу утром в 9.00».

· Производственные. Реализация задач данного типа подразумевает достижение определенных количественных показателей. Это возможно исключительно при решении вышеописанных видов задач. Пример: «К 30 сентября оказать услуги на общую сумму 500000 рублей».

Это ключевые моменты, о которых следует знать, чтобы разрабатывать эффективные программы, а значит, и минимизировать проблемы развития бизнеса. При том, что план задач составлялся специалистом своего дела. Помните одно: любые цели могут быть достигнуты.